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銀行業無紙化項目解決方案

 

?項目背景

 

 

財政部、國家檔案局在201512月對原《會計檔案管理辦法》進行了修訂,以財政部、國家檔案局令第79號發布了新的《會計檔案管理辦法》, 且于201611日起施行。一方面,新《會計檔案管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力,會計憑證的獲取、入賬、歸檔、保管等均可實現電子化管理,對于符合真實性、完整性、安全性、可靠性等要求的會計資料允許僅以電子形式保存,形成電子會計檔案,對于從外部接收的電子會計資料需另外附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名方可僅以電子形式歸檔保存。另一方面,新《管理辦法》實施后,會計憑證、會計賬簿等會計檔案的保管期限均延長至30年,且新《管理辦法》實施前歸檔的未達到保管期限的會計檔案也要適用新《管理辦法》的保管期限要求,極大地增加了各銀行會計檔案的保管成本。實行柜面業務的無紙化將節約大量紙質憑證的印刷、調撥、打印、傳遞、封裝、保管、調閱等成本,有效解決了紙質憑證所帶來的風險問題、管理問題、成本問題和效率問題,有利于銀行樹立綠色環保的企業形象,符合國家節能減排的政策,減少社會資料的耗費。

隨著近年來銀行業務的快速發展與內部風險防控、外部監管要求的日趨嚴格,業務交易流程日趨復雜,交易時間明顯延長,柜臺效率下降,客戶體驗不佳。

銀行迫切需要對網點柜臺業務流程全面優化,以憑證電子化為核心,引入無紙化技術實現銀行業務從介質到流程再到機制的全面“革新”,徹底解決柜面業務效率低,客戶體驗差,運營管理成本高,風險防控代價大的諸多問題。

?項目的必要性

紙質憑證電子化,加強內部風險管控

傳統業務受理過程中,憑證上所加蓋的印章都是由營業員掌控,無法做到有效可控的權限管理,可能會產生公章亂用的風險。實現憑證無紙化后:

業務章與憑證的捆綁:電子業務章具備與實物業務章同等的展示效果,同時可實現與當前的傳票號、客戶姓名、受理時間、業務流水號加密串碼等信息動態捆綁,實現了業務章和憑證的一一綁定對應關系,從而實現業務章與憑證的唯一關系,也即每個憑證具備唯一的電子印章。

對業務章使用的權限管控:通過無紙化系統對業務章進行權限管理,實現營業員對業務章使用的細粒度的管控,營業員無法直接接觸業務章,無法自主加蓋業務章,從系統層面實現什么業務應該蓋章、什么業務蓋什么章、章蓋在什么位置等多種管控策略,完成對業務章使用的管控。

紙質憑證電子化,減低運營成本

通過臨柜憑證無紙化系統及多功能手寫簽字屏設備,實現紙質憑證的電子化,減少營業廳紙張的使用,降低庫存壓力,降低柜面運營成本。

提升業務受理效率

實現憑證信息采集自動化和紙質憑證電子化,簡化業務辦理操作,提升業務辦理效率,縮短業務辦理時長,提升客戶滿意度。

實現紙質憑證自動化,降低一線人員工作量

通過紙質憑證的電子化,實現對憑證的電子存檔,提高電子憑證調閱檢索效率,降低一線人員工作量,提升業務辦理效率,提升客戶感知。

 

?項目建設目標

紙質憑證電子化

紙質憑證電子化具體包括以下3部分內容:

1--內部保管留存的紙質交易憑證電子化。取消柜面交易成功后的紙質憑證打印,采取分析交易打印指令直接合成電子交易憑證。電子交易憑證在內容和格式上同紙質憑證保持一致。

2--留存紙質原始附件的電子化。即對柜員憑以交易操作的原始憑證實物件,在交易成功后通過高拍儀掃描生成電子影像件存儲。

3--建立電子憑證檔案管理系統。將前述生成的電子憑證有機結合起來,組成一個包含交易憑證、原始附件、重要憑證影像等在內的完整憑證檔案庫,并建成完整全面、實時易用的柜面電子憑證檔案管理系統。

簽字簽章電子化

1--客戶簽字電子化。即取消紙質記賬憑證或各種合同協議上的客戶手寫簽字,用電子簽名代替。采用帶簽字功能的多功能手寫輸入設備,實現客戶簽名的電子化。

2--銀行簽章電子化。即取消柜面業務辦訖、業務專用印章,取消附件、已結清、已銷戶等橡皮印章,建立全行統一的電子簽章庫,針對各類業務實現由系統配置蓋章權限統一加蓋電子印章,并使用現有柜臺打印機打印,同時,增加電子印章的防偽鑒別功能,將加蓋的電子印章在原來的固定印章模板上增加動態的信息(包括客戶姓名、傳票編號、辦理日期及時間、流水號的加密串碼等),實現電子印章與業務的唯一對應關系,解決惡意偽造行為。取消后,在柜面僅保留少量的對公結算類印章;

業務稽核智能化

改造稽核系統,以充分利用電子憑證“完整全面、實時易用”的特點,全面提升后督質量和能力。

電子免填單自助化

新建電子免填單系統,將免填單數據與業務系統對接,達到客戶臨柜只需簽字的目標,縮短臨柜時長,提高受理效率。

 

?項目價值

本著“將制度嵌入流程”的思路,通過智能化、電子化、信息化的手段,將傳統的銀行的管理制度與業務的流程有效的整合,通過本項目的建設,使系統在內部風險防控、內部管理、內部效率方面得到了質的提升。

內部風險防控

我們認為,目前最大的風險在于公章的使用和管理的風險。通過無紙化電子印章的實現,可以達到以下效果:

1-業務章與憑證的捆綁:電子業務章具備與實物業務章同等的展示效果,同時可實現與當前的傳票號、流水號、客戶姓名、受理時間、業務流水號加密串碼等信息動態捆綁,實現了業務章和憑證的一一綁定對應關系,從而實現業務章的防偽;

2-對業務章使用的權限管控:通過無紙化系統對業務章進行權限管理,實現營業員對業務章使用的細粒度的管控,營業員無法直接接觸業務章,無法自主加蓋業務章,從系統層面實現什么業務應該蓋章、什么業務蓋什么章、章蓋在什么位置等多種管控策略,完成對業務章使用的管控。

大大提升歸檔和調檔效率

傳統的紙質憑證和回單的歸檔方式為:

營業員業務辦理---辦理完成后將客戶資料、憑證、回單按照流水號順序放好---存入支行憑證庫---支行憑證庫管理人員流水順序、日期順序將憑證及資料裝訂好---定期運送至分行憑證庫。

該歸檔過程耗時、耗人、耗力,流程復雜,稍有出錯就可能會導致某一憑證無從查找等問題。實現電子憑證后,系統自動按照營業員工號、流水號、時間等順序自動歸檔存儲,簡單方便快捷。減輕了營業員的工作量,減輕了支行憑證庫人員的工作量,減輕了分行憑證庫人員的工作量,將憑證管理人員徹底解放出來,且提高了歸檔的效率。

傳統的紙質憑證和回單的調檔方式為:

定位需要調檔的憑證號碼和辦理的時間---定位存儲的位置(支行憑證庫或者分行憑證庫)---通知相關人員人工查找---運送至對應的營業廳。

該調檔過程耗時、耗人、耗力,流程復雜。實現電子憑證后,只需要輸入對應的憑證編號即可快速的查找到對應的電子憑證展示給相關人員,調檔時間大幅縮短,調檔效率大幅提升,幾乎可以做到實時查詢,同時節省了大量的人力和物力。

大大提升稽核效率

目前,絕大多數銀行采用人工核對方式對憑證進行稽核,該方式需要稽核的工作量大,需要配置的稽核人員多。

銀行無紙化系統將采用自動稽核方式對憑證進行稽核。自動稽核的內容包括:對憑證的印章、票面要素進行自動稽核,系統可配置不同憑證的稽核要素,系統自動檢測這些要素的合法、合規性,自動給出稽核結果,同時,系統自動與銀行業務系統連接,對電子憑證的數量和系統中憑證的數量進行比對稽核,確保數量的一致性。針對自動稽核篩選后有問題的憑證,再通過人工稽核方式進行確認。自動稽核方式可大大減少稽核人員的工作量,通過系統自動化處理來替代傳統的人工處理,減少出錯的風險和稽核人員故意姑息適就的可能,強化財會工作管理,健全內部制約機制,提高核算質量,確保銀行資財安全。

降低運營成本

使用銀行無紙化系統后,可大幅度降低銀行的運營成本,包括:

1-紙質憑證及回單印刷成本;

2-憑證倉儲成本;

3-憑證倉庫管理人員成本;

4-憑證運送成本;

5-稽核人員成本;

6-打印成本;

7-裝訂成本;

8-查詢成本;

低碳環保

無紙化項目是積極響應國家關于“綠色環保”的要求,最大限度的降低樹木的砍伐,保護生態環境,據統計,少用100張紙,就減排二氧化碳15千克;一顆15年的大樹可以制造3000A4紙,按每天10萬筆業務計算,每年使用3650萬張1/3 A4紙,相當于可以拯救4000棵以上的大樹,減排二氧化碳1800000千克,所以,銀行實現無紙化,將為國家的環保工作做出巨大的貢獻。

 

 

 

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